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有些看来颇为简单的组织却可能缺乏明确性,成员流动较常造成的问题是团队知识的流失

29 11月 , 2019  

铝道网】企业的组织架构就是一种决策权的划分体系以及各部门的分工协作体系。组织架构需要根据企业总目标,把企业管理要素配置在一定的方位上,确定其活动条件,规定活动范围,形成相对稳定的科学的管理体系。
组织优化的原则可以从以下几个方面进行阐述。 一、关系尽可能明确
尽量使每一个管理部门和人员了解自己在组织中处于什么位置,归谁领导,到哪里获取所需信息,以及同谁合作等。在此,明确性与简单性并不是同一回事,有些看来颇为简单的组织却可能缺乏明确性,但有一些似乎复杂的组织却可能具有高度的明确性。有许多人误为保持职责权限的含糊不清便于激发充分的合作,这如果不是错误的,至少也是片面的。关系不明确,很多事情只能依靠“会议”协商解决,这不仅浪费时间,而且也易造成责任不清、推诿扯皮,影响工作效率。尤其在环境条件稳定的时候,明确地规定相互关系有助于以较小的代价取得协调的效果。
二、机构尽可能简单精干
简单和复杂是一个问题的两个方面。机构的复杂性可以从管理人员与作业人员的比例,高层、中层、基层管理人员比例,直线管理人员、辅助管理人员及跨部门协调人员占部管理人员的比例中得到一定程度的反映。保持机构和人员精干,是提高管理组织效率性的前提。人多手杂,往往相互“踢皮球”,甚至“无中生有,无事生非”。
三、规则与流程尽可能简化
规则和流程无论多么细致都只是一般性的规定,因此决不是越多越好,而应该保持在一定限度内。“精兵”与“简政”是相辅相成的,不从“简政”的角度考虑转变管理机构职能,要大幅度精简管理人员是不可能的。“精兵”必须同时“简政”。
四、设计尽可能稳定又有创新
大中型企业在做组织结构的优化时,需要保持一定的稳定性,但有些片面地、过分地追求稳定性,以致达到了僵化的地步。效率性和创新性要同等重视,促使彼得斯和沃特曼两位学者在考察了美国43家出色企业的经营管理经验之后,提出未来的组织必须具有“三根支柱”以需满足如下三种需求:对基本业务方面高效率的需要;对经常性革命新的需要,以及在主要威胁面前避免僵化的需要。
五、组织结构尽量可能柔性化
柔性化通常表现为临时团队、工作团队和项目小组等形式。所谓“团队”就是让员工打破原有的部门界限,绕过原来的中间管理层次,直接面对顾客和向公司总体目标负责,从而以群体和协作优势赢得竞争主导地位。这种形式是对等级分明、层次多、官僚主义组织的强烈冲击。
案例:
在北京首都机场广告组织人力的项目中,组织优化原则在其中的运用便是显而易见的。
背景介绍:
集团要求将文教中心及祥云印刷厂并入到北京首都机场广告公司下,在工资总额不变的前提下,将文教中心及祥云印刷厂并入的员工可得以妥善的安置。
文教中心:
共有员工32人,其中30岁以下2人,30~40岁6人,40~50岁17人,50~60岁7人。男职工19人,女职工13人。其中包括内退1人,停薪留职1人,长期病假1人。文教中心正职2人,部门正职5人,部门副职2人,主管1人,助理6人,技术岗位8人。员工整体年龄趋于老年化,在对各房产的维护上,主要依靠外聘人员,例如保洁、电力维修等。
目前文教中心拥有固定资产826项,现总价值7632万余元。其中房产有:俱乐部3991.2平方米,1986年建成,投资近625万元;体育馆4492平方米,2001年建成,投资2500万元;中心培训楼9000平方米,2000年12月建成,投资近3818万元;电视台综合楼2036平方米,1997年12月建成,投资1093万元。土地:体育场20000平方米,俱乐部4000平方米,体育馆4000平方米,中心教学楼3500平方米,电视台综合楼800平方米。
现文教中心的经营情况主要是:资源租赁经营、社会短期素质技能培训经营、社会文化推广经营、社会体育经营。
祥云印刷厂:
共有员工27人,其中30岁以下0人,30~40岁4人,40~50岁15人,50~60岁8人。男职工18人,女职工9人。其中包括内部退养2人。祥云印刷厂正职1人,副职1人,车间主任4人,车间副主任1人,一般管理岗2人,操作岗16人(不包括内部退养工人)。员工整体年龄趋于老年化,人员文化程度普遍偏低,在岗人员中还包含一位残疾员工。
祥云印刷厂位于东四北大街什锦花园12号,地理位置优越,占地2000平方米,建筑面积1400平方米。共有固定资产近180万元,还有具有使用权的固定资产近140万元。主要机器设备有:

铝道网】邵逸夫是香港影视大亨,从17岁接触电影,19岁投身影视业,从电影的跑片员、放影员到拍电影助理、到导演助理到导演到制片人,他拍摄了中国靠前部有声电影,建造了亚洲较大的电影拍摄基地,掌握了球较大的中文电视节目制作公司。而他在事业上的成功,和曹操烧火有异曲同工之处,给诸多领导以启示。
话说1985年,邵逸夫花费32万元,买下清水湾近80万平方英尺的土地,建造邵氏影城,展工的制梦工厂划。这个时候,邵先生的事业不缺摄影棚、新公司、机械设备,缺的是人才,如制片、化妆、剪辑、配音、暗房、编剧、导演、演员……
邵逸夫来香港主持邵氏,头等大事是耍物色宣传人才,作为自己的左右臂膀。这宣传人才一角非同小可,岂能轻视?他要担起公司的形象宣传策划、影片的包装设计的重任。宣传人才必须既懂业务,熟悉市场行情,又善于运用传媒,把握宣传的分寸;还要具有雄辩的口才,敏锐的头脑、良好的社交才能,必须是一个一专多能的全面型人才。只有具备了这些条件,方能胜任这个举足轻重的角色。邵逸夫深知宣传人才的重要,不能马虎对待。尽管登门报名者络绎不绝,可他严格考核心,事慎之又慎。他抱着宁缺勿滥的态度,决不放松或降低自己的标准,不满足不进想者坚决淘汰,毫不手软。
面对邵逸夫严厉、苛刻的招聘条件,不少人知难而退,勇敢挑战者,较终也榜上无名。一批又一批的报名者,犹如大浪淘沙被淘尽,宣传人才始终像那水中月、镜中花般虚无飘渺初般虚无缥缈,j不见芳踪。邵逸夫感叹:简直如大海捞针一样难呀。
这时,老报人,上海新闻界之才子吴嘉棠为邵老六推荐了邹文怀。吴嘉棠提到的邹文怀确实是个不可多得的人才。他原籍广东潮州,毕业于上海圣约翰大学,讲的一口流利的上海话和英语。英文名字叫雷蒙。吴嘉棠穿针引钱,邹文怀同意与邵逸夫见面。邵逸夫对这次见面极为重视,精心布置了一番。把亲自把关,挑选出自己认为满意的邵氏出品的影片。见面安排得隆重热烈,规格甚高。那天上午,邵逸夫一身新装,早早地恭候邹文怀的光临。邹文怀一到,邵逸夫就设宴款待,为他接洗尘。吃罢饭,邵逸夫又陪同邹文怀一起看戏,欣赏邵氏影片。邵逸夫如此纡尊降贵去迎接一位素不相识的陌生客人,可谓几十年平生头一遭。他心中自有如意算盘:眼下人才奇缺,若想成霸业,必须有一流人才相佐。刘备请诸葛亮尚且三顾茅庐,我要邹文怀相助,也自当礼贤下士。
看完影片,邹文怀彬彬有礼,恭谦客气地起身告辞。邵逸夫本有意要与邹文怀长谈一番,拍板敲定工作之事。不料,他却急着要走,没有表明态度。邵逸夫也不便多加挽留,只能相送。邵逸夫沉不住气了:邹先生,你看工作之事是不是可以定下来?什么时候来上班?邵老板,你的好意我心领了。这件事以后再谈吧。邹文怀推辞遭道。邵逸夫不再言语,默默地送邹文怀上车。
望着急驶去的汽车,邵逸夫心中怅然若失。他前思后想,愈发觉得千万不可痛失。错过邹文怀这样打着灯笼也难找的人才。他下定决心,重金礼聘邹文怀出任邵氏兄弟有限公司的宣传部主任要职。很快,他又找到邹文怀。几句寒喧之后,邵逸夫单刀直人说明来意。
邹文怀被邵逸夫的诚意打动了,决定接受邵逸夫的聘请,到刚刚创业的邵氏工作。但又提出一个要求:邵先生,宣售传部必须由我亲自组织班底,这个条件必须答应我。邹文怀斩钉截铁地说。好啊,这个要求我完全同意,你尽管放心。邵逸夫当即拍板定音。邵逸夫几经游说,并许以重金礼聘,邹文怀挡不住诱惑,终于应允出任邵氏宣传部主任之职。宣传人才问题迎刃而解,其他一切困难就冰消雪溶了。邵逸夫一鼓作气,乘胜追击,撒开一张大网尽获八方人才,开始了事业的腾达。
《三国志蜀志诸葛亮传》:先帝不以臣卑鄙,猥自枉屈,三顾臣于草庐之中,谘臣以当世之事,由是感激,遂许先帝以驱驰。三顾茅庐,固然是敦请人的渴望和诚恳的心情,也是一位领导者老板不耻下问,虚心求才,但何尝不是施恩驭下之术呢?
人人有弱点,喜利,怕死,你如果按我的意志行事,你可以得利,如可以升官、晋级,加薪,如果违反我的意志,那么轻则穿小鞋,中则受处分,重则撤职、坐牢、杀头、灭族,所以领导者老板要软硬兼施,说得文诌一点,叫宽猛相济。

铝道网】对于一个团队领导人来说,项目团队成员流动率过高,成员来来去去,可说是一个令人头痛的问题,不但无法培养默契、形成团队凝聚力,还会不断流失累积的技能与经验。
然而,流动却已经变成了商业世界的常态。因为团队工作到了不同阶段,需要不同人才,例如,一开始需要大方向的蓝图设计者,之后需要开始打造样本的实际执行者。此外,公司不可避免地会有人离职、有人没有时间继续参与,成员流动的情况在所难免。
有些时候,成员流动反而是小组负责人故意安排的,例如,团队成员合作太久,主管从外面带进新成员,以刺激小组出现新想法。
无论成员来来去去属于何种情况,领导者如何在团队不稳定的状况下,获得较大的工作成效?
加拿大西蒙菲大学比迪商学院领导力及组织行为学教授杰维斯·布希(GervaseBushe)认为,成员流动较常造成的问题是团队知识的流失。每次有成员离开,关于小组如何进行工作的知识就流失了一点。
布希建议,针对这个问题,较好的解决方法是,尽可能将小组成员的角hr369.com色标准化,降低新成员需要的摸索时间。想想看医疗小组工作的情况,因为各科医生与护士的角色定位清楚,学校已经有标准化的训练,即使刚走进急诊室的一名医生,也不需要学习许多新规则,就能跟其他医护人员合作治疗病人。
当然,不是所有职务都能做到那样高度的标准化,但是团队领导人可以考虑设定程序与规则,让新加入的成员可以按照规定执行。领导者也可以设定一个知识管理系统,留住相关的信息。例如,团队拥有专属博客,里面记录着与客户互动的情况、标准作业流程步骤等,新成员加入时,就可以从浏览小组博客开始进入工作状况。
布希提出的另一个解决方法是,虽然成员来来去去,但是小组一定要留住核心成员。几名“开国元老”知道小组所有事情的来龙去脉,出现新成员时,才能指导他们。

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