新浦京业务

A认为B挑战了自己的权威,信息数量增加VS信息质量下降

29 11月 , 2019  

铝道网】信息技术与管理之间的关系,就好像交通工具和路的关系,信息技术的应用,只是让自行车变成了汽车,但是却不能使弯路变成直路。
悖论1:信息数量增加VS信息质量下降。信息时代让企业可以掌握的信息量增加了,企业甚至可以利用互联网的平台寻找合作伙伴,了解行业走势,寻找供求信息。但是,信息的丰富性并不能主动带来信息的高质量,任何人都可能成为信息的发布者和传播者,这使得网上信息变得鱼龙混杂,泥沙俱下,直接的后果是信息泛滥,甚至是信息真假难辩。以前,企业总喜欢用搜集到的大量数据表示自己的信息面。而掌握的资料越多,选信息便越费时,时间成本就越高,鉴别的难度也越大,信息数量与质量的矛盾是企业不得不面对的。
悖论2:网络开放性VS信息安全性。在工业时代,信息和知识要在整个企业内部全面实现共享是很困难的,而信息时代,企业可以通过内部的共享平台来促进信息和知识的交流。但是,要实现共享,就需要企业网络保持一定的开放,而越开放的网络,它自身的安全性受到的挑战就越大。内部信息的复制、转移以及外部黑客、病毒的侵入,让企业防不胜防。网络的开放性与网络安全之间本身就存在着矛盾。对于企业来说,要解决这一矛盾,不但要花费很多的成本来维护网络安全,同时也需要建构全新的管理规范。
悖论3:信息技术带来的管理效率VS信息化陷阱。很多企业都采用了信息化来提高企业效率,企业通过购买应用软件和其他能用的信息技术解决方案,来提高管理效率。但是,企业管理者如果过分追求信息化的高技术,结果不是伴随而来的高效率,反而陷入木桶理论的危机。比如,信息管理系统不稳定,甚至丢失生产和客户信息,客户对新的界面很不习惯,很多人干脆不用,仍然沿用原来的手工方法;员工不能不用信息系统,但他们常常错误不断,生产率反而降低,甚至由于数据的滞后,导致错误的信息和决策。信息技术肯定能带来效率,但是却需要一定的较低投入和积累,如果这个积累不是很长的时间的话,很有可能不仅改善不了效率,反正会变成企业的负担。
悖论4:管理技术化VS人的个性化。信息时代,很多企业已经完全实现了数字化办公,汇报工作、会议、与客户会晤都通过网络来进行,使管理的弹性空间大为紧缩。但是,在数字化的管理中,实践活动的方式主要是用电脑网络虚拟,企业内部的交流趋向于更高科技化与更低接触度。在这种情况下,员工之间的直接交往、言谈举止都被转换成计算机语言,人的音容笑貌以数字化的方式在电脑屏幕上传播。于是,人与人之间面对面的自然交流越来越少,企业里面的各种群体的纽带越来越松弛,带来了技术和人性化之间的矛盾。未来的前景是人的技术化,还是技术的人性化?这的确是管理者要面对的问题。
悖论5:生产和交易成本降低VS管理成本上升。信息技术可以使人工完成的工作由机器来完成,企业通过改进工作流程,可以减少工作岗位,降低生产过程中的成本,而信息技术的应用减少了大量的信息获取和分析的成本,也通过互联网减少了很多中间环节,降低了企业的交易费用。但是,与此形成对应的是,企业不得不花费其他的一些成本。以资料搜集为例,获得资料的成本极度下降,但是资料的筛选成本远远超出资料的收集成本。企业每多应用一个工具,就需要多花一部分成本来维护,或者监督,或者控制。
悖论6:等级管理形态的打破VS网络形态的复杂。工业时代的企业是封闭的等级管理形态,它只能依靠层级之间的信息传递,而没有足够的柔性,信息的沟通更多是单向的。信息时代完全颠覆了这种管理模式,过去需要层层部门处理的程序,在网络信息平台上被高度简化,而且,任何部门的员工,都可以根据不同利益、兴趣、爱好和见解,构造自己的信息沟通网络,而不用像过去一样服从于层级管理体系。这样的等级的打破也常常带来一些新的问题,新的网络的组织形态和原有的固定的管理结构之间就会产生冲突,扁平化带来的多重领导问题,常常也会让企业的灵活性遭到破坏。
悖论7:商业全球化VS管理跨文化。在信息时代,每个新企业的发展战略必须基于国际环境,而互联网让企业传统的空间与时间的概念发生了变化,企业依靠互联网可以轻松拿到国际订单。企业在信息时代可以迅速实现在全球经营的商业模式,企业组织中的员工越来越多地跨越国界、种族而工作,形成一种跨文化的多元化工作环境,这将是未来企业组织发展的大趋势。但是,面对全球的不同文化背景下的员工,企业如何处理好其中的文化冲突,这是信息全球化面对的新问题。
悖论8:企业一夜成名VS品牌面临风险。在信息时代,企业可以建立网站、使用搜索引擎竞价排名服务、刊登网络广告、利用网络公关手段等来建立和传播品牌。但是,因为搜索引擎、博客、BBS的强大发展,对企业形象相当不利的信息,也同样被搜索者随时检索到,一旦搜索者看到企业不好的信息,就会对企业的品牌产生不信任感。而企业的域名品牌保护问题也成了新现象和新问题。这让企业不仅要重视传统的品牌管理,还需要重视网络品牌的管理。

铝道网】除了解聘员工之外,另一个令管理者煞费脑筋的难题可能要算管理下属之间的人际冲突了。我自己的性格比较随和,与上下左右的同事相处长期以来都很愉快,所以几乎没有经历过人际冲突。
从我对本系同事的观察来看,大部分也属性格相当随和之人,而且多为谦谦君子,彼此之间和睦相处。只有两位,一到开会讨论重要决策的时候,经常会针尖对麦芒,你一言我一语互不相让,常常弄到年轻的那位眼泪夺眶而出为止。
后来我发现,这两位中年长的那位教授还与其他的教授经常口角,而且自恃年长,出言不逊,冒犯他人,有时甚至有“故意”的倾向。其次,该教授还特别喜欢挑战“权威”,经常抱怨学院的规章和制度,并认为自己受到了不公正的待遇。
有一次竟然书面起诉告到了学校,让学校不得不找来独立的咨询机构到学院来做面深入的调查,一个多月的调查结束后,才发现没有任何可疑的地方。那时我还没有担任系主任的职务,所以较多也就是旁观和思考;同时我也发现当时的系主任和学院领导都没有采取任何措施,基本上听之任之,以回避为主。
这位教授对系和学院的影响让我想起中国的一句古话,“一颗老鼠屎坏了一锅粥”。自从我当上系主任后,这位教授就成了我要面对的问题。幸运的是,那位经常与之在公开场合发生冲突的年轻教授此时已经离开了本系,所以我不再需要处理他们二人之间的矛盾了,但是,对于该教授其他方面的行为,我觉得自己还是应该有所作为。
每年秋季我们做全年的绩效评估,这位教授在各方面都表现不佳。我就趁给他绩效反馈进行面谈之时,了解他的深层原因。在他自己倾诉的过程中,我了解到几个重要信息:他对自己这些年来在科研和教学上的退步有自知,但同时又把自己曾有的辉煌看得很重;近年来身体健康状况下降,需要每日服药,而有些药有副作用,有时不能自控;在过去十几年中因为绩效不佳,工资一直没有上涨,经济上的状况不尽如人意。
这些因素加起来,让他越发看重别人对自己的态度和看法,每当别人让他感到对自己有一点不敬时,他就特别敏感,以致产生公开冲突。分析下来,他较主要的问题有关自尊和被他人尊重。
因此,我在和他相处和交谈的过程中,尤其是给予负面反馈的时候,都尽量给予他充分阐述和说明的机会,并总是从他的角度去提出可能的解决方法,并在可能的范围内尽量为他争取利益,让他感到对他的待遇是公正的。渐渐地,他不再在公开场合专门挑衅,而且有时很自觉地不主动出席会议,避免自己忍不住又和别人发生冲突。
可是,一头刚刚理顺,另一边又开始出问题。这一次发生在我系的两位秘书之间。这两位秘书一位年长,B是A招进来的,彼此性格投缘,工作合拍,两人不多久就成为好友,情同手足,亲如姐妹,十多年下来,配合默契。为此我一直感到很欣慰。
令我大出意料的是,去年春天,B说有重要的事要找我反映,并要求在我办公室见面。因为我平时经常去她的办公室找她,她提出这样的要求听起来有点反常。
第二天我们见面后,她表情沉重地告诉我,A已经有五个月没有理睬她了,每次她有什么事情要请A指点,A都对她很冷漠,弄得她在很多情况下只能去向别的系的资深秘书去请教,对工作造成了很大的不方便。
更令人难过的是,她觉得现在的工作场所令她窒息,自己的顶头上司居然对自己置之不理,这种日子实在太难挨了,而且她还不知道自己什么地方得罪了A.同时她又不能向任何人倾诉,面对系里的老师和学生,还得假装她和A的关系如同寻常。现在几个月下来,她实在觉得无法忍受了,所以必须向我反映,否则她就要崩溃了。
B是受到我们全系师生热爱的秘书,她平时对每个人的要求都是有求必应,而且总是以较快的速度较高的质量完成每一件工作,从来不出一点差错。她一直是我心目中较理想的秘书。相反,A虽然是B的上司,在工作能力和态度方面均不如B.
B所陈述的情况令我震惊,我虽然在前段时间隐隐约约有所察觉,但完全没有预料到她们的关系已经到达如此恶劣的地步。我们系总共就两个秘书,要服务五十多个老师和博士生,任务琐碎繁重,需要密切配合。她们之间有内耗产生矛盾的话,对全系的工作运转都会带来很严重的影响。看来,无论我多么不愿意介入别人的人际关系,我也必须面对这个严峻的局面,想办法解决她们的冲突。
这项工作对我这个从小看到别人吵架就恨不得逃得远远的人来说,确实具有相当的挑战性。我左思右想,觉得只有找到问题的症结,也就是了解清楚她们俩从“亲人”变成“仇人”的过程,才有可能发现造成目前状况的根本原因。而对过程的了解则必须仔细倾听双方的陈述,然后寻找任何有可能形成共同利益的因素,以消除彼此的隔阂。
于是,我分别约了A和B与我单独面谈,让她们把各自的故事倾吐出来,也把自己的怨气和不满一并发泄出来。在倾听她们故事的时候,我慢慢理清了整个事件的来龙去脉。
简单来说,就是有一次B发现A所处理的一件工作中存在问题,很着急,就直接跑到A的办公室用比较情绪化的方式向A指了出来;A认为B挑战了自己的权威,并且觉得B的说话方式对她十分不敬,因此非常生气,就让B离开自己的办公室。B看见A不接受自己向她指出的错误,也很生气,就头也不回地走出了A的办公室。
打那之后,两个好朋友反目成仇,再也不去彼此的办公室,也不再说话聊天,任何事情只用电子邮件沟通。A的反思是,作为上司,她不该和B走得太近,变成生活中的朋友,结果处理问题就不够职业,因为加进了情绪色彩。B的反思是,她容不得别人工作中出错,而她自己的完美也可能使A比较难堪,因为有反衬的作用。但是,A和B一致的地方是,她们二人都非常热爱我们这个系,都希望把系里的师生服务好。
分别谈话之后,我决定把她们两个一起找来谈话,开诚布公地把自己心里的想法向对方陈述,然后彼此补充并给反馈。我要求她们从彼此较欣赏对方的那一点开始,回忆二人在过去十多年中合作的情景,然后再回忆那件起了导火索作用的事件,检讨自己当时没有及时灭火导致冲突不断升级的原因。
较后回到共同目标这一点上,讨论如何在今后的工作中保持良好的工作关系,建立常规的沟通机制,比如每星期一早上开一个例会把一周的工作重点梳理一下等等。两个人的情绪渐渐平息下来,对彼此的态度也渐渐转变过来。我说如果你们还觉得不习惯的话,我可以参加你们的例会,直到你们感觉完全自然舒服为止。
对于这件事的整个发生和处理过程,我至今没有与系里的任何老师和学生分享过,因为我要为她们的关系保密,我也不希望其他师生对秘书之间的关系多加关注而使工作受到任何的分心,更不希望因此小道消息横飞,对所有的人都无益。现在,A和B已经完全恢复了正常的工作关系,我经常看见她们在彼此的办公室交谈,有时还笑声不断,心中十分欣慰。
有效处理人际冲突要求管理者投入较多的时间和精力去分析思考关键问题所在,也要求管理者能够对人的心理和情绪有较深的理解及把握,更要求管理者有耐心倾听不做价值判断的能力。与此同时,这一切必须在保密的情况下进行才会达到较佳效果,管理者心中要有足够的存贮空间装下别人的秘密。
冲突管理的较高境界可能就是好像一切都不曾发生过。

铝道网】业务再强的“师团长”,也需要有个“好政委”替他把关。
在职场中,未必“忙人”越多越好。有时候,“闲人”也会“大显神通”。
所有的老板都会关注一个员工工作量“满负荷度”的问题。这本身是一个较基本的管理学课题,并无差错,但如果将其“化”就会有失偏颇。因为可以肯定地说:对于体员工来讲,不是所有人都越忙越好。只要所有的人忙得团团转就是“一片繁荣”的高效率景象,老板就会开心、满意,这是一个“低级”的思维方式。因为,俗话说“越忙越乱”、“瞎忙”,人在忙的时候往往是忘记了“效率”二字的(就是说,“忙”的时候往往是“乱”的),往往是“疲于应付”的,使出吃奶的劲儿“弄完就行”。所以,“忙”的时候十有八九效率是低的(至少是非常容易陷入这种局面)。
我公司较重要的业务部门初始时只有一位女经理,可是经过一段时间发现她实在是忙不过来,部门内问题成堆她也无暇顾及。无奈只好又为她配了一位副经理,以为情况会有所好转,但是过了一段时间发现这两位经理又都忙得不可开交,而部门内堆积如山的问题不但没有得到丝毫的解决,反而有“愈积愈多”、“越演越烈”之势。情急之下,公司只好又为他们配备了两位“全脱产”的经理助理,以为这下总会使局面能有个彻底的转变。但是,结果却令人极为失望——该部门的“领导”从一位变成了四位,尽管每个“领导”从上任伊始就会立刻成为“忙碌之身”,但是部门内的问题却依然不见丝毫解决的迹象。
我百思不得其解,只好采用较原始的“盯梢”的方法,一对一地“近距离”观察这几位部门领导的工作过程,想从中看出一些端倪。
经过几天的“贴身跟踪”,我终于发现了“个中奥秘”。
原来,这几位部门领导根本没有履行任何的“管理职能”,他们的所有精力,都被一些业务琐事所占据,令他们疲于应付,无暇他顾。
他们的手机总是一天24小时响个不停,所有大小琐事,员工都一律“推”到他们这里寻求解决,而他们也总是“来者不拒”,颇为“尽职尽责”地一一予以处理。他们就像是一个个的“救火队员”,哪里出了问题就靠前时间“飞”到哪里。他们总是亲自“灭火”,却从不认真思考问题的起源以及解决问题的方法,更不要提去落实这些方法了。因此,所有的问题都得不到根本的解决,不停地重复发生,而他们所能做的事情,也只能是不停地重复“灭火”。虽说把自己累个半死,四周却依然是“火情四起”,令他们“身心俱疲”。
简单点说,这是一种典型的“治标不治本”的管理方式。虽说意识当中也明白“治本”的重要,但是,仅“治标”这一件事儿已经占据了他们几乎所有的时间,根本没有多余的精力去“治本”了。到头来,尽管表现得“极为敬业”,却也只能落得个“有苦劳没功劳”的结果。老板不满意,自己也沮丧。
相信我公司的这种现象绝非独有,在许多其他公司也会是一种“日常风景”,所有的管理者们都不会陌生。
因此,总得有几个“不忙”的人,在一旁静静地看,静静地发现问题,静静地思考,静静地想解决办法。总得有个人静下来,不能都是“忙人”。静下来的人耐心观察一个星期,解决一个问题,就可能顶上几个大忙人忙活两个星期浪费的效率。所以,这样的“静”不是一种效率的浪费,或者是养了“闲人”,相反,这样的“静”与“闲”恰恰是为了保证“高效率”的实现。当然,这样的人素质一定要高,素质低的人是不可能担此重任的。这样的人要老板亲自选,要通过长期观察进行资格判断。否则,就会有养“闲人”的风险。
所以,我认为,所有的公司,甚至于所有的关键部门,都应该有一个“闲人”。他们主要负责“管理”的工作,必须从繁重的“业务”工作中解脱出来。当然,他们对业务要有深刻的了解,但是又绝不受制于业务(具体“业务”可由其他的专人去做)。他们只须负责在一旁“冷眼旁观”,发现并解决问题就行。而做这样的工作,他们需要“时间”,所以他们必须要“闲下来”。受制于“业务”从而“琐事缠身”的人是无法“闲下来”的,闲不下来他们也就必然会加入“瞎忙”的队伍,从而丧失掉为公司作出更具“建设性”贡献的机会。
如果我们想起部队上的“政委”一职,就能大致体会到这个角色的真实意义。业务再强的“师团长”,也需要有个“好政委”替他把关。否则,多大、多牛的“英雄”也会吃败仗。

作者:匿名1569次浏览

作者:匿名2982次浏览

作者:匿名1855次浏览

, , , , , , , ,


相关文章

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注

网站地图xml地图